Det er fult mulig å dele filer lagret i OneDrive og samskrive i Microsoft 365 sine programmer ved bruk av skjermleserprogrammer. Å benytte disse mulighetene vil være en god måte å tenke samarbeid, inkludering og ikke minst det å kunne dele skolearbeid med både lærere og medelever på en enkel måte.
Skjermleserprogram fungerer best med skrivebordsversjonen av Microsoft 365. For en elev som bruker skjermleser, er det også mye enklere å bruke skrivebordsversjonen av Office-programmene enn å bruke nettversjonen ved deling av filer. Under anbefalte innstillinger i Word har vi beskrevet hvordan delte dokumenter (fra lenker) bør åpnes automatisk i skrivebordsprogrammene.
Dele et dokument og samskrive
For å dele filer fra skrivebordsversjonen, kan denne framgangsmåten benyttes:
- Åpne Word
- Logg på Microsoft 365 fra Word
- Åpne Fil-menyen med Alt+f
- Velg Konto med o (bokstaven o)
- Velg Logg på med k
- Skriv inn brukernavn og passord i neste dialogboks
Det kan nå opprettes dokumenter som lagres i ønsket mappe. Det er ikke behov for å logge ut av kontoen
- Dokumentet må være åpent i Word (skrivebordsversjon) ved deling
- Trykk Alt for å aktivere båndet, deretter zs for å velge Del-knapp, trykk Enter
- Om eleven får spørsmål om hvor eleven skal dele, velger eleven sin OneDrive-konto
- Siden fila er lagret og har et filnavn, kommer eleven til dialogboksen Send (Om eleven vil dele ei fil som ikke har et filnavn, kommer eleven først til dialogboksen Dokumentnavn, hvor eleven skriver inn filnavn og trykker Enter)
- I dialogboksen Send kobling må eleven trykke Tab til feltet hvor eleven skal skrive epostadressene til de fila skal deles med. Skriv e-postadressen, trykk Enter og legg eventuelt til flere på samme måte
- Trykk Tab til feltet Legg til melding, skriv eventuelt inn en kort melding til mottakerne
- Trykk Tab til Send-knappen, trykk Enter for å sende delingslenka
- Det kommer opp en dialogboks som bekrefter at lenka er sendt. Trykk Alt+F4 for å avslutte dialogboksen
Nå er dokumentet delt og alle kan skrive samtidig eller dokumentet kan brukes asynkront. Ved samskriving med skjermleserprogram vises ikke teksten andre skriver før de trykker Enter, og av og til må en hjelpe litt til ved å navigere opp og ned i teksten.
Åpne et dokument for samskriving
Informasjon om delte dokumenter blir sendt i Outlook (e-post programmet). Dersom eleven mottar en e-post med informasjon om et delt dokument, lønner det seg å bruke noen av funksjonene i skjermleseren for å arbeide så effektivt som mulig.
- Åpne e-posten
- Samle lenkene ved å trykke Ins+f7 for JAWS, CapsLock+1 for SuperNova. Velg lenka Åpne med Enter eller markørhenter
- Det delte dokumentet åpner seg nå i Word-online (nettversjonen). Denne fungerer dårlig med skjermleserprogram, derfor bør eleven åpne dokumentet i skrivebordsversjonen, slik:
- Lag en liste over knappene i skjermbildet ved å trykke Ins+f5 for JAWS, CapsLock+6 for SuperNova. Velg Åpne i skrivebordsversjon med Enter eller markørhenter
Nå kan eleven samskrive i dokumentet i skrivebordversjonen av Word som eleven er vant til å bruke. Dokumentet lagres nå automatisk.
Hvor skriver de andre i dokumentet?
Når flere redigerer i samme dokument kan en Gå til plassering for å se hvor skrivemarkøren til andre som redigerer i dokumentet samtidig er plassert.
Ved samskriving i et dokument vil en visuelt i Båndet se navnet som initialer og fargede ikon til andre som redigerer i samme dokument. I Båndet er det da mulig å holde muspekeren over ikonet for å se hvor og hvem som redigerer. Ved å klikke på «navnet» og ikonet går en til denne markøren. Under har vi beskrevet hvordan samme funksjonen kan gjøres med hurtigtaster.
Gå til plassering i et dokument
Med hurtigtaster er det mulig å se hvor andre redigerer i samme dokument ved å trykke Alt, z1, (etter hverandre), og velge Gå til plassering med piltaster opp eller ned. Trykk Enter for å velge. Er det flere som skriver i samme dokument vil de som redigerer i dokumentet representeres med z1,z2, z3 osv.
På leselista vil det være samme informasjon. Når du går til plasseringa vil teksten og navnet til den som rediger ved plasseringa vises på leselista.
For å få til samskriving i sanntid må Lagre automatisk være aktivert. Automatisk lagring aktiveres og deaktiveres med Alt, 1 (etter hverandre).
For å få bedre oversikt over teksten vil det i noen tilfeller være nødvendig å hjelpe til med piltaster opp og ned i dokumentet for å oppdatere tekst og visning.